¿Qué es un software de gestión? Buena pregunta, ¿no? Pues se puede decir que es un tipo de herramienta o también un programa que es de gran ayuda de cara a gestionar la empresa. No es necesario que tenga mucha potencia, puesto que un PDF o table de datos puede terminar por hacer este tipo de función.
Hablamos por ejemplo de un programa para facturación, un Excel con pedidos de los clientes o un catálogo en el que vengan los productos y precios, siendo unas herramientas de gestión que posibilitan hacer los trabajos de administración de la empresa, simplificando los procesos y optimizando los recursos.
¿Para qué sirve un software de gestión?
Vamos con algunas de las funciones:
Almacenamiento de la información por parte de la empresa
Generación de la documentación
Cumplimiento de los requerimientos a nivel legal
Conocimiento de las tareas pendientes
Organización planificación y delegación de las tareas
Comunicación interna con otros miembros del equipo
Comunicación con terceros, caso del cliente, hacienda o una agencia de transportes, etc.
¿Qué clases de herramientas hay?
Ya hemos dicho que un tipo de herramienta de gestión puede acabar siendo, desde un catálogo o un Excel, hasta un programa de mayor complejidad.
No hay que olvidar que cuando se habla de un software de gestión, no existe solo una única clase de herramienta, puesto que como dicen desde su experiencia programesdegestio.cat, se debe diferenciar entre:
Generalista vs. Vertical
El software generalista lo que hace es enfocarse a una serie de funciones bastante más genéricas, que van a ser más habituales para toda clase de empresas. Eso sí, un software vertical se va a adaptar a las necesidades de un sector en concreto.
El de compra vs de alquiler
El de compra es el que en cuanto se compra, pasa a ser tuyo y puedes trabajar con él. El de alquiler lo que hace es funcionar como una suscripción, la cual en cuanto se deja de pagar, ya no puede ser usada.
En la nube vs On premise
Este tipo de software es el que está alojado en unos servidores externos y con él es posible trabajar desde cualquier sitio y momento, siempre que se cuente con conexión a Internet.
Por otra parte, el software On premise, es el que se va a alojar en un ordenador de las instalaciones.
Estándar vs. A medida
Un programa de los denominados estándar lo que ocurre es que pasa a regirse por una serie de normas en general y todos los que lo usan deben contar con semejantes funciones. Un software a medida va a desarrollarse dependiendo de las necesidades que tengan los clientes.
Antes de elegir uno, es necesario saber que en un software de los denominados estándar, los hay de dos tipologías:
El software rígido con el que no puedes añadir funciones en concreto para el negocio.
El software personalizable, el cual va a partir de una base estándar y que luego podrás adaptarlo a la manera de trabajar de la empresa.
Propietario vs. Libre
Se asocia más al tema de las licencias, pudiendo distinguir entre el software propietario y el libre. Uno pertenece a una empresa y para usarlo hay que comprar una licencia de uso. El segundo es un software gratuito que se puede usar sin que haya que comprar licencia alguna.
Conoce las diferencias entre un CRM/ERP/MRP
CRM
Se enfoca más a la propia gestión por parte de los clientes. Es bastante más comercial, para saber con quien se contacta y con quien no, las oportunidades, etc.
ERP
Va mucho más allá de la propia fase de venta. Vale para la gestión integral, compras, ventas, etc.
MRP
Se enfoca más a la fabricación. Es usado para gestionar materiales, maquinaria, mano de obra, mantenimiento, etc.
¿Cómo elegir el software de gestión que necesita mi empresa?
Lo primero que debes valorar es que no existe una sola solución para la totalidad de empresas.
Antes de elegir, es necesario pensar qué problema es el que preciso solucionar, si necesito una única herramienta o varias, así como el número de departamentos que usarán el software.
Si se quiere responder a todos estos temas, es necesario valorar las diferentes opciones y pedir que se hagan demostraciones, puesto que al final un software de este tipo de no deja de ser una inversión de las denominadas a largo plazo, debiendo asegurarte de que cumplirá con las necesidades del negocio. Piensa que la elección de software de gestión es como si fuese un matrimonio.
