Creemos que es interesante hablar de la necesidad de proporcionar una serie de consejos para poder ser auditado en cualquiera de los sistemas de gestión en los que se encuentre certificada la empresa, lo que puede suponer un reto importante e incluso una gran fuente de estrés y ansiedad, por lo que en dicho artículo te vamos a mostrar una serie de sugerencias que van a ser de ayuda para que estés listo, tanto para una auditoría de carácter externa como interna.
¿Para que se hacen las auditorías?
No debemos olvidar que se deben auditar los procesos y no solo las personas, lo que va a implicar que cuando no estamos conformes, lo que ocurre es que las acciones para la mejora siempre se van a enfocar al proceso.
Consejos para realizar el proceso de la auditoría
Esta serie de consejos van a ser de ayuda de cara a que se cumpla el objetivo de la auditoría y que vaya a ser un proceso de gran beneficio para la propia organización.
Entregar solo la documentación solicitada
Fundamental entregar al auditor solo el documento que sea necesario, si se pasa una carpeta completa, es necesario que se cuente con la seguridad de que la información sea la correcta.
Preparación del equipo
Se tiene que indicar a cada persona del equipo cuando le va a tocar el que se hagan las entrevistas con los mismos auditores. Así van a ser de ayuda de cara a prepararse para que puedan responder de forma natural, confiados y sin inseguridades.
No hay que discutir con el propio auditor
No hay que entrar en conflicto con quien se encargue de hacer la auditoría, esto no va a significar que se acepte todo lo que diga el auditor, deberás responderle con educación y de manera cordial, siempre usando la inteligencia en el plano emocional.
Comprender lo que te preguntan
Hay que comprender lo que se pregunta al auditor, de tal forma que así se evitará estar presentando evidencias que no correspondan, en el caso de que haya duda, es posible solicitarlo al auditor, que te aclare lo que no haya quedado del todo claro, que se pongan ejemplos, se reformulen las preguntas o se haga de otra manera.
Dar evidencia a los auditores sobre la misma respuesta
Aquí lo que ocurre es que se muestra lo que se ha hecho y lo que estará en proceso de que se haga, si no se tiene evidencia, es posible mencionarlo, de tal forma que se coloquen las oportunidades para que mejore el proceso.
Notificación de no conformidades
Hay que ser claro, como nos confirman los expertos de crowe.com, sobre las razones por las que te colocan una no conformidad y el origen, para que después se pueda cerrar, de tal forma que el auditor no te va a dar una solución concreta a estar no conformidad, pero sí que va a tener que quedar muy claro que es lo que falla y los motivos, de cara a que después se planteen las correcciones posteriormente.
Solicitud para que se expongan las conclusiones que se encuentren en el proceso
En el momento en que se produzca la finalización de la auditoría, se debe decir qué es lo que se encontró. Y en base a este tipo de conclusiones, vas a poder tomar nota de lo que no te parezca bien y de las oportunidades para mejorar los procesos, que se tome acción y comenzarlas a realizar.
Hacer seguimiento a los informes de la auditoría
Para ello debemos generar un plan de acción donde se ejecuten las acciones que se propongan, tanto a corto como medio o largo plazo, de tal forma que la auditoría va a ayudar de verdad al proceso, recordando que un hallazgo aunque parezca simple, es posible que genere un alto riesgo, por lo que una planificación adecuada ayudará a una mejora continua.
Se hospitalario con los auditores
Se recomienda contar con una actitud hospitalaria y que se ofrezca al auditor lo que sea necesario, debiendo estar el gerente es las reuniones que se produzcan al principio y en la reunión final.
Todo ello nos va a mostrar que los dueños del proceso van a contar con un interés y el verdadero compromiso de que se obtenga la certificación, lo que será algo fundamental para la propia organización.
Como has podido ver, son muchos los consejos que pueden ser de interés para ti en el caso de que quieras recibir una auditoría. Solo debes tener calma y seguir los pasos que los profesionales te den, puesto que al final ellos te ayudarán con todo lo necesario en este sentido.
