Establecer un orden para ejecutar las tareas es imprescindible en todo ámbito. A la hora de preparar un examen, realizar un trabajo o acometer un proyecto, sea del tipo que sea, es esencial saber establecer un orden de prioridades y elaborar un plan de gestión. Tan importante como su elaboración es el cumplimiento del mismo, como resulta obvio. Si no se cumplen con los objetivos establecidos durante la elaboración, todo el trabajo previo no sirve de nada. Cuando hablamos de gestión de proyectos, nos referimos en este caso, al ámbito empresarial. Ámbito en el que resulta absolutamente imprescindible llevar a cabo una gestión adecuada de todo lo que se acontece.
Sin embargo, es posible que no tengamos muy claro en que consiste la gestión de proyectos. En cuestiones empresariales cada vez existe una mayor disección entre sus principales funciones: desde el liderazgo hasta el onboarding, pasando por la gestión de recursos humanos y la que nos atañe, entre otras muchas. Puede resultar complicado saber cuál es cual y en que consiste cada una. Sobre todo cuando no es parte de nuestro cometido aunque formemos parte de una gran empresa.
Por suerte para los empresarios, existen diversas formas de lograr una buena gestión de proyectos, alcanzar el liderazgo y manejar los recursos humanos optimizando al máximo el potencial de cada empleado. Otras empresas externas, se encargan de hacer esta parte del trabajo para las empresas, un ejemplo de ello lo vemos en Action Project, consultoría especializada en estas cuestiones. Dejar en manos de los profesionales aspectos tales como la gestión de un proyecto implica recibir unas pautas y asesoramiento personalizado en función de la empresa y sus necesidades. Algo verdaderamente útil cuando las empresas, están a la deriva o no saben cómo enfocar su cometido. Posiblemente, esto suscite la siguiente pregunta: ¿Qué es la gestión de proyectos? Vamos a tratar de responder a esta y otras cuestiones relacionadas.
Iniciativa empresarial con metodología
Si pretendemos construir una vivienda, no empezamos por el tejado. Eso sería un grave error y no se sostendría. Lo ideal es empezar por un plano, una idea bien desarrollada con la que trabajar. Tras este esbozo, se hacen unos cimientos sobre los que edificar con firmeza. A partir de ahí, todo fluye y avanza hasta obtener el resultado esperado. En cualquier tipo de iniciativa que se emprende, lo mejor es contar con una buena metodología que nos indique los pasos a seguir para que, el tejado no se derrumbe. En el ámbito empresarial, a esta metodología se la denomina gestión de proyectos.
En otras palabras, hablamos de gestión de proyectos cuando se administra de manera organizada y metódica, a la par que eficiente, una iniciativa empresarial. Dentro de ese ámbito, se utiliza el término para hacer referencia al proceso de ejecución y consecución de una estrategia concreta. En la mayoría de ocasiones, disponer de un método específico para su consecución, unido a un programa de gestión adecuado, constituye la clave del éxito, pues esos aspectos, facilitan notablemente que el proyecto pueda convertirse en algo visible, plausible y, por supuesto, rentable.
Un ejemplo claro de falta de gestión, lo encontramos en esas reuniones interminables o los emails enviados para recordar cualquier detalle nimio. Estas acciones diarias no hacen otra cosa que reducir la efectividad y eficiencia de los empleados, aumentando el estrés de las empresas. Con una buena gestión de proyectos se minimizan estas pérdidas de tiempo, poniendo el foco en el avance y consecución de los objetivos marcados.
No debemos confundir la gestión de tareas con la gestión de proyectos. Esta última se refiere a la ejecución de un plan integral que se compone de tareas y por lo tanto, requiere de una visión global. Razón por la cual es importante tener claras las diferencias, pues no es suficiente organizarse en tareas para obtener la mayor eficiencia. Es tan solo una parte del trabajo.
Cualquier proyecto necesita orden y gestión, desde la organización de una boda, hasta la planificación de un viaje, emprender un negocio, etc. Aunque donde más se aprende sobre esta cuestión en particular, es en el campo de la ingeniería, donde no se puede permitir el más mínimo error en el desarrollo y ejecución de un proyecto.
Un fallo dentro de un proyecto empresarial, puede conllevar pérdidas económicas importantes, pero un fallo en la planificación de la construcción de una infraestructura, pude conllevar la pérdida de vidas humanas. De ahí que la gestión de proyectos, se haya visto obligada a crecer como una disciplina teórica, dueña de una metodología rigurosa que garantice el éxito en cualquier proyecto y evite los errores que podrían ser fatales.
Podemos citar dos ejemplos claros y más que conocidos en los que la metodología y la buena gestión de los proyectos, ha redundado en el éxito: Henry Ford, pionero en la definición de fases y métodos de trabajo que proporcionaran una producción más eficiente en su cadena de montaje; y Toyota que desarrollo su método de productividad Lean Manufacturing, conocido como el Toyota Production System.
El origen la gestión de proyectos, no es moderno. La primera pirámide egipcia no hubiera salido perfecta de no haber existido una exhaustiva planificación. Planos, pruebas, ensayo y error, hasta obtener un proyecto de gran envergadura para desarrollar. Cualquiera de las grandes obras de ingeniera de las que podemos disfrutar en la actualidad, milenarias o modernas, son fruto de una excelsa gestión de proyectos.
Algunos métodos de gestión y algunos beneficios
Dentro del ámbito empresarial, una buena gestión de proyectos, puede conllevar una drástica reducción de los costes y el plazo de cualquier conjunto de tareas organizadas para lograr un determinado objetivo. Algunos de esos métodos son muy populares en las empresas más competentes.
La ruta crítica es una de esas teorías de gestión de proyectos que ha ido creciendo en popularidad. Permite definir y marcar unos plazos muy claros para cada una de las fases que componen el trabajo. A mediados del siglo XX se desarrolló el método Waterfall que consiste en una derivación del archiconocido diagrama de Gantt.
Sin embargo, los más actuales, como el método Agile, cuenta con una idea principal que consiste en un concepto circular que trabaja por fases, revisa y vuelve a comenzar. Al estructurar los proyectos de dicha manera es posible avanzar más rápido, coordinar mejor los equipos, reducir los recursos necesarios y aprender de forma continua.
Otro de los métodos de gestión de proyectos más utilizados en la actualidad, es el método Scrum que, normalmente, se aplica en los trabajos en equipo y pude utilizarse en cualquier área de trabajo. Se trata de un excelente marco de trabajo para facilitar la agilidad en los procesos, definiendo los eventos, las prácticas y los diferentes roles de cada equipo o empleado.
Por último, otro de los métodos más populares, es el denominado Kanban. Este esquema de distribución de tareas, tiene sus orígenes en Japón. Se trata de un subsistema del método JIT o “Justo a tiempo”.
Conocer y aplicar alguna de estas metodologías en el momento de organizar y planificar bien las tareas y proyectos de una empresa, es esencial para encontrar el mejor sistema para una empresa, equipo e incluso, un proyecto personal.
Al profundizar en el tema de la gestión de proyectos, descubrimos todo un mundo de posibilidades. Se trata de una disciplina de gran complejidad que, del mismo modo que ocurre con una cebolla, puede abrirse por capas para descubrir cada vez más estrategias, herramientas, técnicas y conceptos de gran interés y mayor relevancia en el mundo empresarial.
Para las empresas, encontrar el sistema de gestión de proyectos que más se adapte a sus necesidades puede conllevar muchas ventajas asociadas entre las cuales, podemos destacar las siguientes:
- Mayor productividad y eficiencia, ahorrando tiempo.
- Menos costes y mayor optimización de los recursos.
- Fomenta el trabajo en equipo y la colaboración.
- Se evitan posibles confusiones a consecuencia de la falta de asignación de roles, pues quedan establecidas de forma clara y precisa las responsabilidades de cada empleado y miembro del equipo.
- Se obtiene mayor satisfacción a nivel interno, gracias a la agilidad que se confiere a los diferentes procesos que componen el proyecto.
- Se produce un aumento de la motivación al comprobar los logros que se obtienen.
Dicho de otra manera, con un buen protocolo de gestión de proyectos, se mejora la rentabilidad del negocio a todos los niveles, a la vez que se optimiza de forma sostenible a lo largo del tiempo.
De forma generalizada, cada proyecto se divide en cinco etapas clave para su consecución. Empezando por realizar un análisis de viabilidad del proyecto que valores el alcance y los riesgos. Seguido de una planificación detallada que defina el alcance y realice estimaciones de tiempo y costes, asignación de roles y proporcione un cronograma. La tercera fase, consiste en la ejecución que puede estar dividirse a su vez, en otras fases. Posteriormente se realiza una fase de seguimiento y control, con reuniones e informes periódicos para realizar ajustes y comprobar resultados. Por último, el cierre y la evaluación de los resultados.
En definitiva, la gestión de proyectos no es otra cosa que una hoja de ruta con la planificación detallada de los pasos a seguir para alcanzar los objetivos propuestos.
