La protección de documentos con datos personales es fundamental para las empresas

La protección de documentos con datos personales es fundamental para las empresas

Nos ha tocado vivir en un mundo en el que cada vez más personas ceden sus datos a las empresas para conseguir un beneficio y es que en un mundo tan tecnológico como lo es en el que nos ha tocado vivir, lo cierto es que los datos son una fuente de información muy valiosa y muy interesante para muchas empresas. Y es que como os decimos, teniendo los datos personales de una persona, realmente lo que tenemos en la actualidad es una gran número de información sobre ese sujeto y es que podemos enviarle comunicaciones por teléfono o por correo electrónico, pero no solo eso, sino que también tendremos sus preferencias de búsquedas, su historial en internet, quizá su historial de compras… en definitiva, un gran número de información que si sabemos gestionar nos puede aportar múltiples beneficios como empresa. Es por ello por lo que los gobiernos han decidido regular esto y cada vez debemos tener más presente que la protección de documentos con datos personales es fundamental para las empresas y es que de no hacerlo pueden enfrentarse a importantes multas.

Como os decimos, los gobiernos han ido creando leyes para proteger a sus ciudadanos y a los datos personales de estos y es que en los últimos tiempos es muy habitual que se roben datos para usarlos en fines que, en muchos casos, no son lícitos. Así, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales está pensada para que todos tengamos, como ciudadanos, un amparo legal para que se protejan nuestros derechos, pero no solo eso, sino que también esta ley recoge el derecho al olvido, algo cada vez más fundamental cuando una persona fallece o no quiere que sus datos salgan en la red. Es por ello que si vosotros no queréis incurrir en un delito por tratar de forma incorrecta a los datos de una persona, nosotros os recomendamos que recurráis a Git doc y es que ellos son expertos en gestión documental, por lo que nadie mejor que ellos conocen como se han de tratar los datos y que hacer con ellos y es que, para que os hagáis una idea, la nueva ley, entre otras, incluye las siguientes premisas:

  • Derecho al olvido. El texto regula el derecho al olvido en redes sociales y servicios de la sociedad de la información equivalentes. Cuando los datos hubieran sido facilitados por terceros en el ejercicio de actividades personales o domesticas se exceptúa la supresión.
  • Sistema de denuncias internas anónimas. Otra novedad, propuesta por la AEPD son los sistemas de denuncias internas anónimas, mediante las que se puede poner en conocimiento de una entidad privada la comisión de conductas o actos que pudieran resultar contrarios a la normativa de protección de datos. Estos sistemas se convierten en imprescindibles para que las personas jurídicas puedan acreditar la diligencia necesaria para quedar exentas de responsabilidad penal. La ley dota de este modo a las empresas de un mecanismo que les permite conciliar el derecho a la protección de datos de las personas con su propio derecho.
  • Ámbito laboral. Por otra parte, la Ley actualiza las garantías del derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de grabación de sonido y videovigilancia en el trabajo. Refuerza igualmente las garantías del derecho a la intimidad en relación con el uso de dispositivos generales puestos a disposición de los trabajadores, completando la regulación del derecho a la intimidad ante la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral, de los que deberán ser informados los empleados.
  • Personas fallecidas. Otra importante novedad es que la nueva normativa reconoce específicamente el derecho de acceso y, en su caso, los derechos de supresión o rectificación por parte de quienes tuvieran personas fallecidas por razones de hecho o familiares y a sus herederos. Cuando el fallecido los hubiera prohibido, la medida limita el ejercicio de estos derechos.
  • Menores de edad. Con respecto a los menores, la norma fija en 14 años la edad a partir de la cual se puede prestar consentimiento de manera autónoma. Además, se regula expresamente el derecho a solicitar la supresión de los datos facilitados a redes sociales u otros servicios de la sociedad de la información por el propio menor o por terceros, durante su minoría de edad.

Las principales novedades en el ámbito de internet

La Ley 3/2018 facilita el ejercicio de derechos a los ciudadanos al exigir, particularmente, que los medios para ejercerlos sean fácilmente accesibles. También se regula el modo en que debe informarse a las personas a cerca del tratamiento de sus datos, específicamente en el ámbito de internet, optándose por un sistema de información por capas que permite al ciudadano conocer de forma sencilla y clara los aspectos más relevantes del tratamiento, pudiendo acceder a través de un enlace directo a los restantes.